Vereinsdaten im Ophardt-System pflegen

Funktionsüberblick für Vereine: Stammdaten, Kontaktdaten, Ansprechpartner, Zugangsberechtigungen und Zahlungsarten.

Warum aktuelle Vereinsdaten wichtig sind:
Das Ophardt-System funktioniert für alle Beteiligten am besten, wenn die hinterlegten Vereinsdaten regelmäßig gepflegt und aktuell gehalten werden.

Für die Arbeit des Deutschen Fechter-Bundes und der Landesfachverbände ist es besonders wichtig, dass Kontaktdaten sowie Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner der Vereine möglichst vollständig und aktuell hinterlegt sind.

Bitte prüft daher regelmäßig insbesondere Vereinsanschrift, E-Mail-Adressen, Funktionsträgerinnen und Funktionsträger sowie den zentralen Ansprechpartner des Vereins. Nur mit aktuellen Daten können Informationen zuverlässig die richtigen Personen im Verein erreichen.

Vereinsdaten

Vereinsname, Ort, Webseite, Umsatzsteuer-ID, Logo, Social-Media-Auftritte und Kontaktdaten.

Vereinsdaten pflegen

Funktionsträger & Ansprechpartner

Zuständigkeiten und Ansprechpartner für die verschiedenen Bereiche des Vereins aktuell halten.

Funktionen pflegen

Administration

Zugangsberechtigungen und Zahlungsarten des Vereins kontrollieren und bei Bedarf anpassen.

Administration prüfen

Vereinsdaten aufrufen und pflegen

Zunächst im Ophardt-System anmelden und in die Rolle der Vereinsverwaltung wechseln.

Im Ophardt-System anmelden

Meldet Euch zunächst mit Eurem persönlichen Zugang im Ophardt-System an.

Ophardt-System öffnen

Anschließend auf dem Dashboard in die Rolle der Vereinsverwaltung wechseln.

Vereinsdatensatz öffnen

Den eigenen Vereinsdatensatz findet Ihr unter:

Verein → Verein

Im Vereinsdatensatz findet Ihr verschiedene grüne Symbole. Über diese werden die einzelnen Bereiche der Vereinsverwaltung geöffnet.

Vereinsdaten bearbeiten Vereinsname, Ort, Vereinswebseite und Umsatzsteuer-ID bearbeiten.

Vereinslogo Das Vereinslogo hochladen oder aktualisieren.

Social Media Social-Media-Auftritte des Vereins hinterlegen.

Adresse & Kontaktdaten Anschrift, E-Mail-Adressen und weitere Kontaktdaten des Vereins pflegen.

Funktionsträger Funktionen und Ansprechpartner im Verein pflegen.

Ansprechpartner/in Verein Zentralen Ansprechpartner des Vereins festlegen.

Zugangsberechtigungen Administratoren und deren Berechtigungen kontrollieren.

Zahlungsarten Zahlungsarten und gegebenenfalls Zahlungskonten verwalten.

Stammdaten des Vereins aktuell halten

Stift-Symbol Über das Stift-Symbol können die grundlegenden Vereinsdaten bearbeitet werden.

Vereinsname
Ort
Vereinswebseite
Umsatzsteuer-ID, sofern vorhanden

Bitte kontrolliert diese Angaben regelmäßig. Insbesondere Vereinsname, Ort und Webseite sollten dem aktuellen Stand entsprechen.

Vereinslogo und Social Media pflegen

Vereinslogo Über das Bild-Symbol kann das aktuelle Vereinslogo hochgeladen bzw. geändert werden.

Social-Media-Auftritte Über das Social-Media-Symbol können die Social-Media-Auftritte des Vereins hinterlegt werden.

Ein vollständig gepflegter Vereinsdatensatz erleichtert nicht nur die Verwaltung, sondern sorgt auch dafür, dass Informationen zum Verein aktuell dargestellt werden.

Adresse und Kontaktdaten bearbeiten

Adress- und Kontaktdaten Über das entsprechende Karten-Symbol können die Adresse und weitere Kontaktdaten des Vereins bearbeitet werden.

Besonders wichtig sind die hinterlegten E-Mail-Adressen, da sie für unterschiedliche Vorgänge im Ophardt-System genutzt werden.

E-Mail-Meldungen
E-Mail-Athleten-Verwaltung
Empfänger für Rechnungen per E-Mail

Mehrere E-Mail-Adressen hinterlegen:
In diesen Feldern können mehrere E-Mail-Adressen eingetragen werden. Die einzelnen Adressen müssen mit einem Semikolon (;) voneinander getrennt werden.

Bitte keine Leerzeichen zwischen den einzelnen E-Mail-Adressen verwenden.

Beispiel:

vorstand@verein.de;kasse@verein.de;sport@verein.de

Bitte regelmäßig kontrollieren:
Veraltete oder nicht mehr genutzte E-Mail-Adressen sollten entfernt werden. Diese Angaben werden unter anderem für Meldungen, Verwaltungsinformationen und Rechnungen benötigt.

Funktionsträger und Ansprechpartner im Verein pflegen

Für die Kommunikation des DFB und der Landesfachverbände sind aktuelle Ansprechpartner in den Vereinen besonders wichtig.

Funktionsträger des Vereins hinterlegen

Funktionsträger Über das Funktions-/Struktur-Symbol werden Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner für verschiedene Aufgabenbereiche des Vereins gepflegt.

Für DFB und Landesfachverbände besonders wichtig:
Bitte hinterlegt die tatsächlichen Ansprechpartner Eures Vereins möglichst vollständig. Dadurch können Informationen gezielt an die Personen geschickt werden, die für das jeweilige Thema zuständig sind.

Voraussetzung ist, dass die betreffende Person bereits als Funktionsträger/in für den Verein registriert werden kann.

Funktionsträger/in hinzufügen

Über den Button „Funktionsträger/in hinzufügen“ wird die Personenauswahl geöffnet.

Dort die gewünschte Person suchen und über das Plus-Zeichen (+) auswählen.

Position auswählen

Anschließend die passende Position auswählen und angeben, ab wann die Person diese Funktion im Verein ausübt.

Je nach Vereinsstruktur können beispielsweise folgende Funktionen gepflegt werden:

Vorsitzende/r bzw. Abteilungsleiter/in
Vizepräsident/in Sport
Vizepräsident/in Finanzen / Schatzmeister/in
Vizepräsident/in Breitensport
Jugendvertreter/in
Stellvertretende/r Abteilungsleiter/in
Ethikbeauftragte/r
Sponsoringbeauftragte/r
Vorstandsmitglied
Cheftrainer/in
weitere im System verfügbare Funktionen

Bitte hinterlegt nach Möglichkeit nicht nur den Vereinsvorsitz, sondern auch die Ansprechpartner für die verschiedenen fachlichen Bereiche.

„Ansprechpartner/in Verein“ festlegen

Zentraler Ansprechpartner Unter „Ansprechpartner/in Verein“ wird die Person festgelegt, die der zentrale allgemeine Ansprechpartner des Vereins ist.

Diese Person ist insbesondere der erste Ansprechpartner für allgemeine Belange rund um den Verein und das Ophardt-System.

Wichtig:
Als „Ansprechpartner/in Verein“ kann immer nur eine Person hinterlegt werden.

Bitte kontrolliert bei personellen Veränderungen im Vorstand oder in der Abteilungsleitung, ob der hinterlegte Ansprechpartner weiterhin aktuell ist.

Zugangsberechtigungen des Vereins prüfen

Administrationsrechte sollten nur den Personen zur Verfügung stehen, die sie für ihre Arbeit tatsächlich benötigen.

Administratoren und Berechtigungen kontrollieren

Zugangsberechtigungen Hier kann kontrolliert werden, welche Personen administrativen Zugriff auf den Verein haben und für welche Bereiche sie berechtigt sind.

Je nach Aufgabenverteilung können unterschiedliche Berechtigungen vergeben werden, beispielsweise für:

Allgemeines
Meldungen
Turniere
Akkreditierung
Ranglisten
Athletinnen und Athleten
Kader / Gruppen
Kampfrichterinnen und Kampfrichter
Funktionsträgerinnen und Funktionsträger
Lizenzen
Finanzen
Zeiterfassung
Mailing-Administration

Regelmäßig prüfen:
Personen, die keine administrative Aufgabe mehr im Verein haben, sollten nicht dauerhaft über nicht mehr benötigte Zugangsberechtigungen verfügen.

Gleichzeitig sollte sichergestellt sein, dass die Personen, die tatsächlich mit Meldungen, Lizenzen, Finanzen oder anderen Verwaltungsaufgaben arbeiten, die dafür notwendigen Berechtigungen besitzen.

Zahlungsarten des Vereins prüfen

Auch die für Meldungen hinterlegten Zahlungsarten sollten regelmäßig kontrolliert werden.

Zahlungsarten für Meldungen

Zahlungsarten und Zahlungskonten Hier können die für Meldungen vorgesehenen Zahlungsmöglichkeiten des Vereins eingesehen und verwaltet werden.

Abhängig von der Einrichtung können beispielsweise folgende Zahlungsarten hinterlegt sein:

Vorauszahlung / SEPA
Barzahlung vor Ort
weitere im System konfigurierte Zahlungsarten

Zusätzlich können gegebenenfalls Stripe-Zahlungskonten eingerichtet und verwaltet werden.

Bitte prüfen:
Die im System hinterlegten Zahlungsarten sollten nur Möglichkeiten enthalten, die vom Verein tatsächlich angeboten und genutzt werden.

Das Wichtigste auf einen Blick

Vereinsdaten aktuell halten: Vereinsname, Anschrift, Webseite und Kontaktdaten regelmäßig prüfen.
E-Mail-Adressen: Für Meldungen, Athletenverwaltung und Rechnungen können mehrere Empfänger mit Semikolon und ohne Leerzeichen eingetragen werden.
Funktionsträger pflegen: Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner für die verschiedenen Aufgabenbereiche möglichst vollständig hinterlegen.
Ansprechpartner/in Verein: Diese Person ist der zentrale allgemeine Ansprechpartner des Vereins und kann nur einmal hinterlegt werden.
Zugangsberechtigungen: Regelmäßig prüfen, wer administrativen Zugriff besitzt und welche Rechte tatsächlich benötigt werden.
Zahlungsarten: Die für Meldungen hinterlegten Zahlungsmöglichkeiten regelmäßig kontrollieren.

Bitte unterstützt DFB und Landesfachverbände:
Aktuelle Kontaktdaten und vollständig gepflegte Ansprechpartner erleichtern die Kommunikation erheblich und sorgen dafür, dass wichtige Informationen die richtigen Personen im Verein erreichen.